Espaces de travail réservés, bureaux vides : l’illusion qui coûte cher à votre entreprise 

espaces de travail

Et si vous pilotiez vos bureaux avec une donnée erronée ? 

Dans le domaine de la gestion des espaces de travail, de nombreuses organisations s’appuient uniquement sur les données de réservation pour analyser et optimiser l’usage de leurs bureaux. À première vue, cela paraît logique. Mais en réalité, cette approche peut mener à des décisions biaisées, inefficaces… voire coûteuses. 

Chez Ubigreen, nous avons constaté à de nombreuses reprises que se baser uniquement sur les réservations est une fausse bonne idée. Ce sujet revient régulièrement dans nos échanges car il reflète une croyance répandue mais profondément erronée.

 

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Réserver un bureau ne garantit pas son occupation réelle 

Prenons un cas simple : un collaborateur réserve une salle ou un poste de travail pour la journée. Mais au dernier moment, il annule sa venue sans modifier la réservation.
Ou encore, une réunion est supprimée… mais le créneau reste bloqué.
Résultat : le système pense que la salle est « occupée », alors qu’elle est vide. 

Ce type de scénario est courant et provoque un écart significatif entre la donnée de réservation et l’occupation réelle des bureaux. 

Dans certaines entreprises, ces écarts peuvent atteindre 30 à 50 % selon les périodes et les espaces concernés. Autrement dit, vous pilotez vos m² sur des hypothèses erronées. 

En effet, selon l’IDET, l’occupation moyenne des postes de travail se situe entre 39-64% et les salles de réunion non utilisées, à hauteur de 40%.

 

Les limites des données de réservation dans la gestion d’espace 

En matière de pilotage des espaces de travail, les conséquences d’une mauvaise lecture des données sont nombreuses : 

  • Surévaluation du taux d’occupation : on croit qu’un espace est « plein », alors qu’il est largement sous-utilisé. 
  • Mauvaises décisions immobilières : certains espaces sont conservés ou agrandis sans besoin réel. 
  • Expérience collaborateur dégradée : des espaces apparaissent comme « non disponibles » alors qu’ils pourraient l’être. 
  • Tensions internes : sentiment d’inefficacité, frustrations liées à la disponibilité perçue des bureaux. 

En résumé, la donnée de réservation seule vous fait prendre de mauvaises décisions sur la gestion de vos bureaux d’où l’importance de se fier aux données réelles d’occupation, qu’une solution comme Ubigreen Smart Office permet. 

 

Pourquoi l’occupation réelle est essentielle au pilotage immobilier 

Chez Ubigreen, notre conviction est simple : pour bien piloter, il faut voir ce qui se passe vraiment. C’est là que l’intégration de capteurs d’occupation prend tout son sens. 

Grâce à notre solution Ubigreen Workspace, nous permettons aux entreprises de : 

  • Mesurer l’occupation réelle des postes de travail, salles et espaces collaboratifs 
  • Identifier les écarts entre réservation et présence effective 
  • Obtenir une vision objective, neutre et continue de l’usage des bureaux 
  • Croiser les données de réservation avec les données terrain pour affiner les analyses 

C’est un changement de paradigme : on passe d’une lecture théorique à une approche basée sur des faits réels, mesurés de manière fiable et non intrusive. 

 

Les bénéfices d’une donnée d’occupation fiable 

Intégrer la donnée d’occupation réelle dans votre stratégie immobilière permet de :

1.Optimiser vos m²

  • Réduction des surfaces inutilisées 
  • Réallocation plus intelligente des espaces 

2.Améliorer l’expérience utilisateur

  • Moins de frustration liée à des salles « fantômes » 
  • Meilleure disponibilité réelle pour les collaborateurs 

3.Rendre vos décisions plus justes

  • Fini les arbitrages basés sur des impressions ou des tableaux Excel erronés 
  • Une vision claire pour les équipes Workplace, Immobilier ou RH 

4.Réduire vos coûts immobiliers

  • En période de recherche d’efficacité, chaque mètre carré compte 
  • Une bonne connaissance de l’usage réel permet des ajustements concrets, avec des gains rapides, qui peuvent aller jusqu’à 30% d’économies d’espaces via la compréhension des usages 

LE RETOUR D’EXPÉRIENCE de CNP Assurances

Avant de faire appel à Ubigreen, CNP Assurances devait répondre à plusieurs problématiques :

– Accompagner les évolutions de CNP Assurances
– Assurer une flexibilité du bâtiment et des aménagements modulables dans la durée
– Collecter les données d’occupation pour adapter les espaces de travail aux usages réels via des capteurs de mesure de l’occupation
– De garantir l’attractivité et la qualité de vie au travail pour les collaborateurs

Découvrez comment CNP Assurances est parvenu à optimiser ses espaces de travalil grâce à la solution Ubigreen, pour un suivi optimal et un retour sur investissement rapide.

Ce qu’il faut retenir 

Réserver un bureau, ce n’est pas l’occuper. 
Et s’appuyer uniquement sur les réservations pour piloter ses espaces, c’est comme naviguer avec une carte ancienne : on croit savoir où l’on va, mais on reste dans l’approximation. 

En intégrant la donnée d’occupation réelle, les entreprises peuvent enfin prendre des décisions fondées, précises et adaptées à la réalité du terrain. 

👉 Chez Ubigreen, nous vous aidons à transformer des données souvent trompeuses… en leviers d’optimisation puissants. 

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