Gestion des espaces de travail : Les bons indicateurs à suivre

Les entreprises doivent relever plusieurs défis avec le travail hybride

Cela inclut coordonner des équipes à distance, maintenir la motivation des employés et créer une culture d’entreprise solide. Ces défis se manifestent dans un environnement virtuel et physique. De plus, les coûts immobiliers augmentent et les bureaux sont sous-utilisés : 9% vides et 37% presque vides (Étude Impact Labs.earth pour Fiveoffices).

Les investissements technologiques sont de plus en plus importants

Les entreprises investissent dans des outils technologiques pour soutenir le travail hybride, tels que les logiciels de collaboration en ligne, des solutions de mesure de l’occupation, les plateformes de gestion de projet et les outils de communication unifiée. Selon une enquête de PwC, 87% des dirigeants d’entreprise estiment que le succès du travail hybride dépendra de l’investissement dans la technologie.

Quels sont les indicateurs clés pour mesurer la performance de mes espaces de travail ?

L’évaluation de la gestion des espaces peut se faire en utilisant différents indicateurs clés de performance (KPIs). Ces indicateurs mesurent l’efficacité, l’utilisation et la satisfaction des espaces.

Voici quelques KPIs pertinents pour un projet de gestion des espaces :

– Taux d’occupation : il mesure le pourcentage d’utilisation des espaces par rapport à leur capacité totale. Il peut être calculé pour l’ensemble du bâtiment, par étage ou par zone spécifique.

L’un des premiers indicateurs à surveiller est le taux d’occupation des espaces de travail. En effet, comprendre comment les espaces sont utilisés permet d’optimiser leur utilisation et d’éviter le gaspillage de ressources. Des méthodes telles que l’utilisation de capteur d’occupation ou la réalisation d’enquêtes auprès des employés peuvent être utilisées pour mesurer ce taux.

Un taux d’occupation élevé signifie une bonne utilisation des ressources. Un taux faible peut montrer des possibilités d’amélioration de l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.

Selon l’IDET, l’occupation moyenne des postes de travail se situe entre 39-64%.

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– Durée moyenne d’occupation : il donne une idée de la durée pendant laquelle les espaces sont utilisés en moyenne. Cela peut aider à identifier les moments de la journée ou de la semaine où la demande est la plus forte

– Taux de rotation des espaces : il mesure la fréquence à laquelle les espaces sont utilisés et libérés. Cela peut aider à optimiser l’affectation des espaces en fonction des besoins réels.

– Taux de satisfaction des utilisateurs : il est mesuré à partir de sondages ou de retours d’expérience. Cela permet d’évaluer leur satisfaction globale par rapport aux espaces. Cela peut inclure la qualité de l’environnement, la disponibilité des équipements, etc.

– Efficacité d’utilisation de l’espace : il compare la superficie utilisée réellement avec la superficie totale disponible. Une efficacité élevée signifie une utilisation optimale de l’espace.

– Analyse des pics d’occupation : il identifie les moments de la journée ou de la semaine où la demande d’espace est la plus élevée. Cela peut aider à planifier des ajustements en fonction de ces pics. Surtout ce qui va être intéressant c’est de d’analyser dans le temps, savoir si le pic est récurrent ou non.

Taux d’utilisation des espaces partagés : pour les espaces conçus pour être partagés, ce KPI mesure la fréquence à laquelle ces espaces sont utilisés par différents groupes ou équipes.

Dans un environnement professionnel de plus en plus axé sur la collaboration et l’innovation, il est essentiel de suivre l’utilisation des espaces collaboratifs tels que les salles de réunion, les espaces de coworking et les zones de collaboration informelle. Une utilisation efficace de ces espaces peut favoriser la créativité, l’échange d’idées et la résolution de problèmes, ce qui contribue à améliorer la productivité et la satisfaction des employés.

Les salles de réunion non utilisées seraient à hauteur de 40%.

– Durée d’indisponibilité des espaces : cet indicateur mesure le temps pendant lequel un espace est indisponible en raison de travaux de maintenance, de rénovations, etc.

– Coût par poste de travail ou par mètre carré : il évalue le coût associé à chaque espace occupé. Ceci peut être utile pour évaluer l’efficacité financière de la gestion des espaces.

– Taux de conformité aux normes de sécurité et de conformité : il évalue la conformité des espaces avec les normes de sécurité, d’accessibilité et d’autres réglementations.

L’utilisation d’un tableau de bord de gestion des espaces, combinant plusieurs de ces KPIs, peut offrir une vue complète de l’efficacité et de l’utilisation des espaces, permettant ainsi des ajustements stratégiques en temps réel. Il est important de personnaliser ces indicateurs en fonction des objectifs spécifiques de votre projet de gestion des espaces.

– Satisfaction des employés :

L’aménagement des espaces de travail a un impact direct sur le bien-être et la satisfaction des employés. Il est donc important de mesurer régulièrement leur niveau de satisfaction à l’aide d’enquêtes spécifiques et d’indicateurs tels que le taux de rétention du personnel. Une satisfaction élevée des employés est non seulement bénéfique pour leur engagement et leur productivité, mais aussi pour la réputation et la performance globale de l’entreprise.

– Performance énergétique :

Enfin, la performance énergétique des espaces de travail est un indicateur clé à surveiller. Une consommation énergétique excessive peut avoir un impact significatif sur les coûts d’exploitation de l’entreprise et sur son empreinte environnementale. En suivant la consommation énergétique des bâtiments et des équipements, il est possible d’identifier les opportunités d’amélioration de l’efficacité énergétique, ce qui peut se traduire par des économies financières importantes et une réduction de l’impact environnemental de l’entreprise.

Après une étude de l’occupation des espaces, certains de nos clients décident de regrouper des sites afin de réduire leur coût immobilier. Les capteurs de mesure de l’occupation permettent de faire évoluer les espaces sans faire d’erreur.

En fonction des données recueillies à partir des indicateurs clés de performance (KPIs) liés à la gestion des espaces, plusieurs ajustements stratégiques peuvent être envisagés pour optimiser l’utilisation des espaces et améliorer l’efficacité globale.

En conclusion, pour réussir votre projet de gestion des espaces de travail en entreprise, il est essentiel de suivre de près ces indicateurs clés. La collecte, l’analyse et l’utilisation de données pertinentes vous permettront de prendre des décisions informées et d’optimiser l’environnement de travail pour tous les acteurs concernés, contribuant ainsi à la réussite et à la durabilité de votre entreprise.

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