Bureau flexible : Zoom sur les économies financières des entreprises

Les coûts exorbitants des bureaux d’entreprise

Chaque année, l’ARSEG (Association des directeurs de l’environnement de travail) dévoile le coût d’un poste de travail en entreprise. En 2020, chaque poste coûterait un peu plus de 11 k€ HT par an (11 116 € HT). 620 € HT par m² de bâtiment, chaque année. Un prix, par ailleurs, en hausse.

L’étude est réalisée principalement sur des immeubles tertiaires en métropole, hors période d’épidémie, hors coûts de déplacements des collaborateurs. L’étude de 2020 est réalisée avec des données de 2019.

Vertigineux, non ?

Mais comment expliquer un prix si élevé ?

L’étude répartit les dépenses comme suit :

• 45 % pour les loyers et assurances.
• 6 % de taxes.
• 28 % de moyens et équipements.
• 13 % de charges d’exploitation du bâtiment.
• 8 % de fournitures, services aux occupants et RH.

Le loyer, les assurances et les taxes (calculées, entre autres, sur la surface des locaux) comptent pour plus de 50 % des coûts d’un poste de travail. Ces dépenses sont d’ailleurs à la hausse depuis plusieurs années.

Malgré certaines croyances répandues, les économies ne sont donc pas à réaliser sur les services… Mais bien sur l’immobilier.

Source : conférence réalisée par https://www.arseg.asso.fr/  

Les économies financières grâce au passage en bureau flexible

Le fonctionnement en bureau flexible

 Comment réduire considérablement le coût du loyer ? La solution n’est évidemment pas de déménager dans des locaux bas de gamme. Mais plutôt de réduire l’empreinte immobilière de l’entreprise.

C’est tout l’enjeu du flex office en entreprise. Dans cette nouvelle méthode organisationnelle, les bureaux ne sont pas attitrés. Différents espaces de travail sont mis à disposition des collaborateurs, qui peuvent évoluer parmi eux selon leurs besoins.

Ainsi, avec les bureaux flexibles, il est possible de diminuer le nombre de postes de travail et la surface des locaux… Donc les dépenses.

À savoir : au-delà des économies financières, cette organisation moderne des bâtiments est également écoresponsable.

Exemple d’économies financières en flex office

Prenons l’exemple d’une entreprise de 100 collaborateurs.

Jusqu’à maintenant, cette société disposait de 100 postes de travail. Constatant un faible taux d’occupation des bureaux – dû à une augmentation des déplacements, du télétravail et des réunions d’équipe – la direction décide de passer en flex office.

La réorganisation interne leur permet de descendre à 80 postes de travail. Les locaux libérés sont rendus, les espaces restants sont réorganisés pour donner une part plus importante aux espaces collectifs.

Assez naturellement, l’entreprise réalise d’importantes économies financières. La réduction de leur empreinte immobilière leur permet de réduire les coûts de loyer, d’assurances, des services, d’exploitation, etc.

En 2020, le coût moyen d’un poste de travail était de 11 000 € HT par an. Ainsi, la société passe d’un coût annuel de 1 100 k€ HT à 880 k€ HT par an.

Mais ce n’est pas tout car, vous vous en doutez, le passage en flex office a un léger coût.

Le retour sur investissement du flex office

L’investissement nécessaire au passage en bureau flexible

Pour assurer une transition en douceur et agréable pour les collaborateurs, quelques précautions sont à prendre en compte.

C’est justement l’objectif de notre offre Workspace.

• Des capteurs vous permettent de mesurer les taux d’occupation des bureaux, pour diminuer le nombre de postes sans erreur. Lorsque l’organisation en bureau flexible est en place, ces mêmes capteurs servent à identifier la disponibilité ou non des espaces de travail. Ces équipements sans fil sont faciles à installer et utiliser.
• À l’aide d’une application intuitive, vos collaborateurs peuvent ensuite réserver leur espace de travail et visualiser les postes libres. Un indispensable pour une transition réussie.

La solution Ubigreen coûte moins de 1 % du coût annuel d’un poste de travail… Mais promet de belles économies financières.

Concrètement, votre investissement s’élève à 100 € par poste de travail.

Exemple du retour sur investissement en flex office

Reprenons notre exemple d’entreprise avec 100 collaborateurs. Ses coûts immobiliers initiaux s’élèvent à 1 100 k€ HT par an.

Elle investit dans la solution Ubigreen Workspace pour passer en flex office et réduire son nombre de postes de travail de 20 %. À savoir : selon les modifications souhaitées dans les bâtiments, vous pourrez ajouter des coûts de réorganisation des espaces ou déménagement.

À l’arrivée, chaque poste de travail coûte 11 000 € HT + 100 € HT (Solution Workspace). Ainsi, les locaux de l’entreprise, avec 80 bureaux, coûtent 888 k€ HT.

Finalement, les économies financières s’élèvent à 212 k€ !

À ceci s’ajoutent les gains de bien-être des collaborateurs, une augmentation de la productivité, etc. Des retours sur investissement difficilement quantifiables, mais bien réels. 

Pour en savoir plus, découvrez notre article sur les avantages du flex office. 

La mise en place du flex office en entreprise

Vous êtes finalement convaincu de la pertinence du flex office ? Vous avez décidé de laisser tomber le modèle avec un bureau par salarié, vide la moitié du temps ?

Pour éviter les pièges du flex office mal préparé, et assurer un quotidien agréable à vos collaborateurs, plusieurs étapes sont nécessaires.

1. Mesure du taux d’occupation initiale.
2. Définition d’une stratégie adaptée à l’usage réel.
3. Adaptation des espaces de travail aux besoins réels, tout en réduisant l’empreinte immobilière de l’entreprise.
4. Mise en place de solutions pour faciliter le flex office au quotidien et assurer le confort des utilisateurs : politique de travail, mais surtout une solution digitale dédiée au bureau flexible.

Ubigreen Workspace vous accompagne tout au long de ce cheminement.

• Nos capteurs d’occupation des espaces, faciles à installer et discrets, vous permettent de comprendre l’usage de vos locaux et connaître la disponibilité des espaces en temps réel. Ces capteurs sans fil se placent sous les bureaux, garantissant un maximum d’efficacité, sans gêne des utilisateurs. Nos équipements utilisent le réseau Sigfox.
• Notre application flex office My WorkSpace facilite le quotidien des collaborateurs : réservation de bureau et restaurant d’entreprise, visualisation des espaces disponibles (information collectée par les capteurs), communication interne, etc.

À cause des coûts croissants des bureaux d’entreprise, le passage en flex office des entreprises promet d’importants retours financiers. Pour se dérouler au mieux, cette transition nécessite tout de même un accompagnement solide et des outils adaptés. Contactez-nous pour en savoir plus sur nos solutions smart office.