Application Flex Office : une Journée Type, avec et sans

Découvrez une journée type en Flex Office, avec et sans logiciel dédié

Maintenance

 

L’organisation en bureau flexible, comment ça marche ? Vous craignez peut-être que cette solution, dans laquelle les postes de travail ne sont pas attitrés, soit un grand bazar.

Vous avez certainement du mal à imaginer une journée professionnelle loin de votre bureau personnel.

Suivons pas à pas Paul dans son quotidien en entreprise, avec et sans application de flex office.

Vous allez voir : ce simple outil change considérablement la vie des collaborateurs… Allons-y !

Prévoir sa journée de travail en bureau flexible

Avec l’application de flex office

Demain, c’est lundi. Assis confortablement dans son canapé, Paul sourit. Il a déjà réservé son poste de travail pour le lendemain, sa place de parking et même son repas au restaurant d’entreprise.
L’application sur son téléphone est très bien faite : il n’a eu aucun mal à trouver une place agréable. Le matin, il a choisi un bureau au 3e étage, pour changer. L’après-midi, sa cheffe de service a organisé une réunion d’équipe dans la salle orange. Sa préférée !
Paul se couche serein et commencera la semaine bien reposé.

Sans l’application de bureau flexible

Demain, c’est lundi. Assis confortablement dans son canapé, Paul angoisse déjà. Depuis que la direction a choisi de passer en flex office, c’est tous les jours pareil : une galère sans nom ! Paul appréhende déjà son arrivée sur place : trouvera-t-il une place de parking ? Un bureau sera-t-il libre ? Mais pas celui près de la porte des toilettes, surtout ! Il s’est déjà fait avoir la semaine dernière…
Prudent, notre collaborateur avance son réveil de 20 min : en arrivant avant tout le monde, la bataille pour trouver le meilleur bureau sera moins rude…
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Arriver sur les locaux de l’entreprise en flex office

Avec l’application My Workspace

Paul pousse la porte de l’entreprise. Il prend le temps de saluer ses collègues avant de badger. En sortant de l’ascenseur, il jette un œil au tableau d’affichage interactif. Qu’est-ce que c’est bien fait ! On y visualise, en temps réel, les espaces disponibles et les bureaux occupés.
Pour l’instant, il n’en a pas besoin puisque son poste de travail est déjà réservé. D’ailleurs, c’est bien indiqué sur l’écran. Décidément, sans faille ce logiciel !

Sans l’application My Workspace

Paul pousse la porte de l’entreprise, salue rapidement Véronique à l’accueil et badge pour entrer… Le tout, en courant à moitié ! « J’espère qu’il me restera une place » se répète-t-il mentalement.
Il arrive enfin au deuxième étage… Et là, c’est le drame. Deux collègues sont déjà en train de se disputer. « J’ai l’habitude d’utiliser ce bureau, je m’y sens bien » scande l’une. « Tu ne comprends pas le terme « flexible » de « bureau flexible ? » répond l’autre. Paul soupire. Il explore l’open space du regard : pas de place. Encore une semaine qui commence bien…

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Travailler sans bureau attitré

Avec le logiciel de bureau flexible

Paul doit passer un appel client. Il se lève pour regarder à nouveau l’écran d’occupation des espaces. Ah, la salle téléphonique D3 est libre. Parfait ! Au moins, il ne sera pas dérangé.
En arrivant, Paul remarque un signal d’anomalie sur le capteur de qualité de l’air. Taux de CO2 trop élevé, apparemment. Il ouvre la fenêtre. Heureusement que cet outil de mesure a été installé : il parait qu’une importante concentration en dioxyde de carbone impacte la santé et les performances cognitives.
Au moins, ici, ça n’arrivera pas. Des capteurs de qualité de l’air mesurent en temps réel la température, l’humidité et le taux de CO2. Les actions correctives peuvent ainsi être prises rapidement. C’est rassurant !

Sans le logiciel

Paul doit passer un appel client. Il s’inquiète : trouvera-t-il une pièce isolée pour téléphoner tranquillement ?

Il traverse l’étage, en quête d’un espace calme. Après 4 tentatives, il trouve enfin une salle fermée et vide.

Il regarde sa montre : génial, 10 minutes de perdues !

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Organiser une réunion d’équipe sereinement… ou non

Avec l’application de réservation d’espace

Paul reçoit une notification sur son application. Ah, les informations pour la réunion de cette après-midi. Sa cheffe de service convie l’équipe à 15 h au deuxième étage. La salle est déjà réservée. Parfait, on va passer un bon moment !

Sans l’application flex office

Paul se rend, comme convenu, devant les escaliers du deuxième étage. Il doit y retrouver le reste de l’équipe pour une réunion. Personne. Étrange… Bon, c’est vrai, il a 5 minutes de retard. Où sont-ils donc allés ? Paul téléphone à son collègue pour avoir plus d’informations : RDV au 3e étage. C’est reparti, « et sans trainer, car on t’attend pour commencer » lui dit Lucie. Elle est tendue, ça s’entend…

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Signaler un incident dans le bâtiment

Avec l’outil de ticketing

16 h, c’est l’heure de la pause. Paul se dirige vers la machine à café… Oh non, elle est cassée ! Ni une, ni deux, notre collaborateur assidu sort son téléphone.
Sur l’application, il se souvient qu’on peut signaler un incident. Ampoule cassée, fuite d’eau, aération défectueuse… Il se rappelle sans regret quand ce genre de désagrément durait des semaines. Maintenant, on prévient la direction directement avec l’outil de ticketing. On peut même suivre en temps réel la réception et le traitement de notre demande… Pour poursuivre sereinement notre journée de travail.
Tiens, d’ailleurs, quelqu’un a déjà signalé la machine à café défectueuse. Une bonne chose de faite !

Sans l’outil de ticketing

16 h, c’est l’heure de la pause ! Paul se dirige vers la salle de repos (en laissant son ordinateur bien en évidence sur le bureau, pour ne pas perdre sa place.). Catastrophe : la machine à café est cassée.
Il faudrait prévenir le service d’entretien… Mais il sait déjà à quel point c’est compliqué : il s’est fait avoir la semaine dernière avec l’ampoule cassée dans les toilettes. Il a dû aller à l’autre bout du bâtiment, trouver la bonne personne, attendre qu’on lui réponde… Il ne fera pas la même erreur deux fois ! Quelqu’un d’autre finira bien par s’en charger.

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Les bénéfices de l’application de flex office pour le gestionnaire du bâtiment

 

Vous comprenez maintenant l’importance d’avoir un logiciel dédié à l’implémentation du flex office ! Les bénéfices, pour les collaborateurs comme pour les gestionnaires, sont nombreux.

  • Des collaborateurs sereins et de bonne humeur.
  • Une productivité accrue par la qualité de vie au travail.
  • Une gestion des incidents simplifiée et accélérée par l’outil de ticketing.
  • Pour les chefs d’équipe et dirigeants, un outil de communication interne pratique et fiable.
  • Pour les gestionnaires, un accès en temps réel aux statistiques d’occupation. C’est une aide précieuse pour adapter les espaces de travail à l’usage et optimiser l’empreinte immobilière du bâtiment.
  • Pour l’équipe du restaurant d’entreprise, une meilleure visibilité sur le nombre de plats à servir, permettant de réduire le gaspillage.

Bref : une optimisation des coûts du bâtiment et de la qualité de vie pour tous les collaborateurs.

 

 

Pour conclure…

Vous savez maintenant comment se déroule une journée type en flex office, avec ou sans l’application MyWorkSpace. D’un côté, une journée de travail simplifiée et sereine. De l’autre, une succession de galères stressantes et chronophages.
Alors, quel quotidien souhaitez-vous offrir à votre collaborateur ? Découvrez les solutions WorkSpace d’Ubigreen pour améliorer la qualité de vie au travail tout en optimisant les espaces de vos bâtiments.

 

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