Solution IoT : La mesure d’occupation dans la gestion des Services Généraux

Comprendre la mesure de l’occupation 

La mesure de l’occupation consiste à analyser l’utilisation des espaces de travail par les employés à travers des données collectées via des capteurs IoT. Ces dispositifs remontent des informations sur la présence (détection anonyme), la durée et la fréquence d’utilisation des différents espaces comme les bureaux, salles de réunion et les espaces de convivialité. Cette approche offre une vision précise et en temps réel de l’utilisation des espaces, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées pour optimiser leurs ressources. 

Les capteurs Ubigreen ne collectent aucune donnée personnelle et il n’y a aucun enregistrement visuel.  

Utilisation pour les services généraux 

Les services généraux, responsables de la maintenance et de l’optimisation des infrastructures, trouvent dans la mesure d’occupation une alliée précieuse.  

En utilisant des solutions IoT pour collecter des données d’occupation, ils peuvent identifier les espaces sous-utilisés et ceux qui sont surchargés. Cela permet une gestion plus rationnelle des espaces, évitant les gaspillages et favorisant une meilleure allocation des ressources. Par exemple, des zones peu fréquentées peuvent être reconfigurées pour répondre à d’autres besoins, tandis que les espaces surchargés peuvent être agrandis ou aménagés différemment. 

Adapter les fréquences de nettoyage 

Une des applications directes de la mesure de l’occupation est l’adaptation des fréquences de nettoyage. Plutôt que de suivre un calendrier rigide, les entreprises peuvent utiliser les données collectées par les capteurs IoT pour ajuster les fréquences de nettoyage en fonction de l’utilisation réelle des espaces. Une salle de réunion peu utilisée nécessitera moins de nettoyage qu’un espace de travail ouvert fréquenté quotidiennement. Cette méthode permet non seulement de réduire les coûts de nettoyage mais aussi d’améliorer l’efficacité des opérations de maintenance. 

Planification et flexibilité 

La flexibilité est un atout majeur apporté par la mesure de l’occupation. En comprenant les tendances d’utilisation des espaces, les gestionnaires peuvent mieux planifier et s’adapter aux changements.  

Par exemple, dans un contexte où le télétravail et les horaires flexibles sont de plus en plus courants, il est crucial de pouvoir ajuster rapidement l’aménagement des bureaux. Les données en temps réel fournies par les solutions IoT permettent une réactivité accrue, facilitant la gestion des espaces en fonction des besoins actuels des employés. 

En effet, l’évolution des modes de travail est enclenchée : 26% des salariés travaillent dans des entreprises ayant adopté le modèle des bureaux partagés. Et cette part devrait encore grimper jusqu’à 40% au cours des 2 prochaines années. (Étude du cabinet de conseil JLL). 

Le département Work Dynamics de JLL a publié une étude sur la manière dont le flex office est vécu dans les entreprises aujourd’hui. Cette dernière révèle que le phénomène se massifie, avec actuellement 26 % de salariés concernés, et qu’il pourrait concerner jusqu’à 40 % en 2026. 

Utilisation des technologies intelligentes 

L’essor des technologies intelligentes, et en particulier des solutions IoT, a révolutionné la mesure de l’occupation.  

Les capteurs IoT, associés à des logiciels de gestion avancés, permettent de collecter et d’analyser des données en temps réel. Ces technologies fournissent des insights précieux sur l’utilisation des espaces, permettant une gestion plus proactive et réactive.  

En exploitant ces technologies, les entreprises peuvent non seulement optimiser leurs espaces de travail mais aussi réduire considérablement leurs coûts de maintenance. 

Les capteurs de mesure de l’occupation Ubigreen 

Nos capteurs d’occupation des espaces de travail peuvent être installés dans divers environnements de travail pour surveiller en temps réel l’utilisation des bureaux, salles de réunion et autres espaces.  

Les données collectées par ces capteurs sont analysées pour identifier les tendances et les modèles d’utilisation, offrant aux gestionnaires des informations précieuses pour optimiser les espaces et réduire les coûts.  

Ubigreen se distingue par la précision de ses capteurs et la richesse des données fournies, rendant la gestion des espaces plus efficace et basée sur des faits concrets. 

Faire le choix d’un logiciel de gestion et de pilotage des incidents et de la propreté 

Des logiciels vont être clés pour optimiser la gestion et le pilotage des bâtiments dans un souci toujours plus accru d’optimisation et d’économies. 

MerciYanis est une solution de pilotage des espaces de travail pour faciliter la gestion des incidents techniques et de propreté dans les bureaux. 

Elle couvre la propreté, la maintenance, et la remontée des incidents par les collaborateurs. Les données collectées sur le terrain grâce aux objets connectés sont centralisées sur une plateforme unique, facilitant ainsi la gestion optimisée des locaux pour garantir des environnements sains et durables.

Découvrez la solution MerciYanis en cliquant ici 

Communication et sensibilisation 

Pour garantir l’efficacité de la mesure de l’occupation, il est crucial de communiquer et de sensibiliser les employés sur l’importance de cette démarche. La transparence sur les objectifs et les bénéfices de la mesure de l’occupation permet d’obtenir l’adhésion des utilisateurs. Les entreprises doivent expliquer comment les données collectées seront utilisées pour améliorer les conditions de travail et optimiser les ressources. En impliquant les employés dans le processus, il est possible de créer une culture de responsabilité et de coopération qui soutient les efforts de gestion des services généraux. 

D’ailleurs les capteurs d’occupation ne collectent aucune donnée personnelle et sont conformes à la RGPD. La donnée remontée est une donnée purement informative d’occupation anonyme (poste occupé/non occupé). 

Suivi et ajustement 

Le suivi et l’ajustement sont des éléments essentiels pour maximiser les bénéfices de la mesure de l’occupation. Les données collectées par les solutions IoT doivent être régulièrement analysées pour détecter les changements dans les habitudes d’utilisation des espaces. En adoptant une approche dynamique, les entreprises peuvent ajuster en continu leurs stratégies d’optimisation.  

Par exemple, si une zone de travail voit sa fréquentation augmenter, des mesures peuvent être prises pour réaffecter des ressources ou ajuster les fréquences de nettoyage en conséquence. 

Conclusion 

La mesure de l’occupation, soutenue par les solutions IoT, représente un levier puissant pour optimiser les espaces de travail et réduire les coûts de nettoyage.  

En fournissant des données précises et en temps réel, ces technologies permettent une gestion plus efficace et réactive des services généraux.  

Les entreprises qui adoptent ces solutions peuvent non seulement améliorer l’efficacité de leurs opérations mais aussi créer un environnement de travail plus adapté et agréable pour leurs employés.