Guide Complet de la Gestion du Flex Office en 2024

Les Avantages du Flex Office

Adopter le Flex Office présente plusieurs avantages pour les entreprises :

• Optimisation de l’espace : Réduction des mètres carrés inutilisés et meilleure utilisation des bureaux.
• Flexibilité : Adaptation rapide aux changements organisationnels et aux fluctuations des effectifs.
• Collaboration accrue : Espaces conçus pour favoriser les échanges et le travail en équipe.
• Réduction des coûts : Moins de besoins en immobilier et en infrastructure.
• Bien-être des employés : Environnement de travail plus dynamique et personnalisé.

Pourquoi passer au Flex Office ?

Le passage au Flex Office est souvent motivé par des besoins de modernisation et d’efficacité. Avec l’essor du télétravail et des méthodes de travail hybrides, le modèle de bureau traditionnel devient obsolète. Le Flex Office permet aux entreprises de s’adapter à ces changements, de réduire les coûts et d’offrir un environnement de travail plus attrayant et productif.

Qu’est-ce que le Corpoworking ou co-working ?

Le corpoworking ou le co-working est une extension du concept de Flex Office, où les entreprises partagent des espaces de travail collaboratifs avec d’autres organisations. Cela peut se faire au sein d’un même immeuble ou dans des espaces de coworking dédiés. Le corpoworking permet de mutualiser les ressources, de favoriser les synergies entre entreprises et de créer un écosystème de travail dynamique et innovant.

Comment gérer efficacement le Flex Office ?

 

Évaluation des Besoins et Contraintes

Évaluation des Contraintes d’Espaces

Avant de mettre en place un Flex Office, il est crucial d’évaluer les contraintes d’espaces disponibles. Cette étape consiste à analyser la configuration des locaux, la capacité d’accueil, et les besoins en termes de salles de réunion, d’espaces de détente et de zones de collaboration.

Considérations liées aux Ressources Humaines

La transition vers un Flex Office doit tenir compte des ressources humaines. Il est important d’évaluer les besoins individuels des employés, leurs préférences en matière de travail, et d’assurer un équilibre entre les différents modes de travail (présentiel, télétravail, hybride).

Implication des Collaborateurs

Pour réussir la mise en place du Flex Office, l’implication des collaborateurs est essentielle. Il est recommandé de les consulter dès les premières phases du projet, de recueillir leurs avis et de les informer régulièrement des avancées et des changements à venir.

Définir les Méthodes d’Affectation des Espaces

Postes Dédiés

Dans certains cas, il peut être nécessaire de prévoir des postes de travail dédiés pour certains employés, notamment ceux ayant des besoins spécifiques ou des contraintes particulières.

Zoning par Équipe

Le zoning consiste à attribuer des zones spécifiques à des équipes ou des départements. Cela permet de maintenir une certaine cohésion au sein des équipes tout en bénéficiant de la flexibilité du Flex Office.

Espaces Non Attribués

Les espaces non attribués sont des zones où les employés peuvent s’installer librement en fonction de leurs besoins quotidiens. Ces espaces favorisent la collaboration inter-équipes et l’innovation.

Sélectionner l’Unité de Réservation Appropriée

Réserver un Desk dans une Zone

Les systèmes de réservation de desks permettent aux employés de réserver à l’avance un poste de travail dans une zone spécifique. Cela garantit une meilleure organisation et évite les conflits d’espace.

Déclarer sa Présence dans la Zone

Pour une gestion optimale des espaces, les employés peuvent être amenés à déclarer leur présence dans une zone spécifique. Cela permet de suivre en temps réel l’occupation des espaces et d’ajuster l’organisation en conséquence.

Déclarer sa Présence au Bureau

La déclaration de présence au bureau est une fonctionnalité qui permet de savoir qui est présent sur site à un moment donné. Cela facilite la gestion des ressources et des infrastructures.

Combiner les Approches pour une Meilleure Gestion

Pour une gestion efficace du Flex Office, il est souvent nécessaire de combiner différentes approches de réservation et de gestion des espaces. Cette flexibilité permet d’adapter le système aux besoins spécifiques de chaque organisation.

Ubigreen MyWorkspace : L’application tout-en-un de réservation des espaces de travail

Ubigreen MyWorkspace est une solution intégrée de gestion des espaces de travail qui permet de réserver des postes de travail, de déclarer sa présence et de gérer les espaces en temps réel. Cette application offre une vue d’ensemble de l’occupation des espaces et facilite la transition vers le Flex Office.

Les Logiciels qui facilitent la Gestion du Flex Office en 2024

 

Slack : Communication et Organisation pour Petites Équipes

Slack, bien connu pour ses capacités de communication, est également utile pour l’organisation des petites équipes. Ses fonctionnalités de collaboration en font un outil précieux pour les environnements de travail flexibles.

Google Sheets : Solution Immédiate et Gratuite

Pour les petites entreprises ou celles en phase de transition, Google Sheets offre une solution gratuite et immédiate pour gérer les réservations et organiser les espaces de travail.

Ubigreen SmartOffice : Optimisation des espaces de travail via des capteurs d’occupation

Ubigreen SmartOffice utilise des capteurs d’occupation pour optimiser l’utilisation des espaces de travail. Cette technologie permet de suivre en temps réel l’occupation des bureaux et d’ajuster les ressources en conséquence.

Ubigreen MyWorkspace : Réservation des espaces de travail

L’application MyWorkspace va permettre aux collaborateurs de réserver leurs espaces de travail en quelques clics avant de venir sur site : espace de travail, salle de réunion, restaurant d’entreprise… 

Critères de Choix pour le Meilleur Outil de Flex Office

 

Fonctionnalités Essentielles

Lors du choix d’un outil de gestion de Flex Office, il est important de considérer les fonctionnalités essentielles telles que la réservation de desks, la gestion des salles de réunion, et la possibilité de suivre l’occupation des espaces en temps réel.

Sécurité et Hébergement

La sécurité des données et le mode d’hébergement (cloud ou sur site) sont des critères importants. Il est crucial de choisir une solution qui offre des garanties en matière de sécurité et de confidentialité des informations.

Prix

Le coût de l’outil de gestion doit être en adéquation avec le budget de l’entreprise. Il est important de comparer les offres et de choisir une solution qui offre un bon rapport qualité-prix.

Études de Cas et Témoignages d’Utilisateurs

 

Étude de Cas 1 : CNP Assurances

Contexte

Depuis décembre 2022, les 2700 collaborateurs du Groupe CNP Assurances ont aménagé dans le nouveau siège social : le site Issy Cœur de Ville, d’une surface de 25 000 m2, qui est un bâtiment neuf orienté Smart Building, dans lequel la digitalisation, l’évolutivité des services offerts aux utilisateurs et la performance environnementale représentent les principales attentes d’où le choix de capteurs Ubigreen pour mesurer l’occupation réelle des espaces.

Objectifs du projet

– Accompagner les évolutions de CNP Assurances (réorganisations, acquisitions, effectifs, modes de travail, etc.) 

– Collecter les données d’occupation pour adapter les espaces de travail aux usages réels via des capteurs de mesure de l’occupation

– Garantir l’attractivité et la qualité de vie au travail pour les collaborateurs

Résultats

– Collecte de données d’occupation fiables & objectives : mesurer factuellement l’occupation des différents espaces, observer les jours d’affluence, mesurer les pics d’affluence, analyser les données de comptage dans les salles de réunion etc.

– Mise en place de plans d’actions à venir en lien avec les usages réels constatés.

Pour en savoir plus sur ce projet, téléchargez le cas client dans son intégralité en cliquant ici.

Étude de Cas 2 : L’Université Paris 8

Contexte

Les universités et les écoles, lieux de savoir et de convivialité, sont elles aussi confrontées à la problématique des espaces vides, au suivi des espaces occupés versus espaces vides et au retour plus difficile après une période sanitaire difficile. 

Objectifs du projet

Mesurer le taux d’occupation des espaces pour :

• Avoir une connaissance fine de la fréquence d’utilisation de ses salles de cours (capteur de présence au plafond indiquant si la salle est utilisée ou non)
• Aider les doctorants pour se diriger vers les salles de travail mutualisées disposant de places libres (capteur de présence situé sous les tables à chaque emplacement de travail) ; le tout via une seule application. 

Résultats

• Meilleure mesure des affluences de l’occupation ;
• Meilleure visibilité sur la disponibilité des salles pour les doctorants ;
• Vision fine sur la façon dont les salles de cours étaient utilisées ;
• A permis de piloter la bonne gestion des salles de cours et des bureaux : détection des salles sous-occupées pour réaffectation.

Pour en savoir plus sur ce projet, téléchargez le cas client dans son intégralité en cliquant ici.

Témoignages d’Utilisateurs

« La solution Ubigreen SmartDesk va permettre à ses utilisateurs non seulement de mesurer l’occupation en temps réel en affichant les disponibilités des salles de réunion et en libérant automatiquement les réservations non utilisées mais aussi d’adapter la taille et le nombre de salles de réunion et de postes de travail aux usages en tenant compte de l’utilisation réelle des différents espaces : postes de travail, salles de réunion, espaces projets & collaboratifs etc. »

Responsable Digitalisation chez BNP PARIBAS

« Ubigreen est un partenaire de confiance et un expert dans le domaine des IoT. L’enjeu pour nous, au-delà de l’accompagnement du projet, est de s’inscrire dans un partenariat de longue durée. D’une part, les équipes Ubigreen doivent nous accompagner dans le maintien d’un référentiel uptodate en lien avec les évolutions à venir du site en fonction des usages (condition sine qua non à une data fiable). D’autre part, nous comptons sur Ubigreen pour nous tenir informé des nouveaux usages et/ou des nouvelles technologies » 

Responsable Smart Building chez CNP Assurances.

« Nous voulions avoir une vision fine sur la façon dont les salles de cours étaient utilisées. Il n’y avait pas de données permettant de piloter la bonne gestion des salles de cours et des bureaux. Avec Ubigreen et l’analyse des données nous avons pu détecter que parfois les salles sont sous-occupées. La répartition des salles était organisée par discipline, en d’autres mots, une salle complète était affectée à un domaine d’enseignement et ce n’est pas optimal. Nous n’excluons pas d’augmenter le nombre de capteurs, ce qui permettrait d’aller plus loin dans l’analyse, mais par étape, avec pédagogie et en accord avec la gouvernance et la communauté universitaire » 

Directeur Général des services adjoints à l’Université Paris 8.

« La réservation d’une salle n’est pas une donnée de remplissage. Par exemple, une salle de réunion avec une capacité d’accueil de 8 personnes est réservée. Finalement, elle n’est occupée que 30 minutes et par 3 personnes. Les données de réservations ne permettent pas d’identifier l’occupation réelle et le remplissage effectif pour optimiser ses espaces de travail. Nous avions mis en place une salle modulable qui n’a été conservée qu’une année car peu occupée et pas suffisamment remplie. »

Direction Achats, Immobilier et Environnement de Travail d’un grand groupe de conseil

Intégration du Logiciel de Flex Office avec d’Autres Outils

 

Synchronisation avec Outlook et Google Agenda

Pour une gestion efficace des réservations, il est crucial que le logiciel de Flex Office puisse se synchroniser avec les calendriers d’entreprise comme Outlook et Google Agenda. Cela facilite la planification et l’organisation des équipes.

Gestion des Salles de Réunion

Avec 40% de salles de réunion inutilisées, la gestion des salles de réunion est un sujet épineux. Tantôt sous-utilisées, tantôt peu remplies, ces espaces ont des axes d’amélioration importants.

La solution Ubigreen SmartOffice permet de visualiser en temps réel l’utilisation et l’occupation des salles de réunion afin de faire évoluer ses espaces sans faire d’erreur, des décisions basées sur des données fiables.

Réservation de Place de Parking

L’installation de capteurs va permettre la réservation de place de parking en temps réel via une application de réservation des espaces comme MyWorkspace d’Ubigreen.

Conclusion : Maximiser l’Efficacité et la Productivité en Flex Office

Le suivi en temps réel de l’occupation des différents espaces de travail apparaît indispensable aujourd’hui pour qui veut faire évoluer ses espaces sans se tromper, dans un contexte où les modes de travail ont beaucoup évolué (travail hybride, essor du télétravail, flex office…).

Ubigreen vous accompagne dans vos projets de gestion des espaces, que ce soit dans un projet d’expansion, de déménagement ou de réaménagement pour faire coïncider efficacité et productivité avec les besoins réels et les usages des collaborateurs.