Flex Office : Choisir la Meilleure Solution pour Votre Entreprise
Sommaire
Introduction au Flex Office
Qu’est-ce que le Flex Office ?
Le Flex Office, ou bureau flexible, est un concept de gestion de l’espace de travail qui permet aux employés de ne pas être assignés à un bureau fixe. Ce mode de fonctionnement repose sur des espaces partagés et modulables, favorisant la collaboration et l’adaptabilité. Les employés peuvent choisir leur lieu de travail en fonction de leurs besoins quotidiens.
Les Avantages du Flex Office
Le Flex Office offre plusieurs avantages significatifs :
- Optimisation de l’espace : Réduction des mètres carrés inutilisés et meilleure utilisation des espaces disponibles.
- Réduction des coûts : Moins de surfaces à louer ou à entretenir.
- Amélioration de la collaboration : Espaces conçus pour favoriser les interactions entre les employés.
- Flexibilité : Adaptation rapide aux changements organisationnels et aux nouvelles méthodes de travail.
- Satisfaction des employés : Plus de choix et de confort dans le cadre de travail.
Pourquoi le Flex Office est-il pertinent aujourd’hui ?
Le Flex Office est particulièrement pertinent aujourd’hui pour plusieurs raisons :
- Télétravail croissant : Suite à la pandémie de Covid-19, le télétravail est devenu la norme pour beaucoup, rendant les bureaux fixes moins nécessaires.
- Économies : Les entreprises cherchent à réduire leurs coûts immobiliers tout en maintenant une efficacité opérationnelle.
- Adaptabilité : Besoin de flexibilité face aux évolutions rapides du marché du travail et des technologies.
- Attractivité : Offrir un environnement de travail moderne et dynamique pour attirer et retenir les talents.
Critères de Sélection d’une Solution de Flex Office
Facilité d’Utilisation
Une solution de Flex Office doit être intuitive et facile à utiliser pour garantir une adoption rapide par les employés. Les interfaces utilisateur doivent être claires et les fonctionnalités accessibles sans nécessiter une formation intensive.
Intégration avec les Systèmes Existants
La compatibilité et l’intégration avec les systèmes existants (comme les logiciels de gestion des ressources humaines, les calendriers partagés, etc.) sont cruciales pour une transition en douceur et une efficacité accrue.
Flexibilité et Personnalisation
Chaque entreprise a des besoins uniques. Une solution de Flex Office doit être flexible et personnalisable pour répondre aux spécificités de votre organisation, que ce soit en termes de configuration des espaces, de gestion des réservations, ou de reporting.
Support Client et Formation
Un bon support client et des options de formation pour les utilisateurs sont essentiels. Cela garantit que les employés peuvent tirer pleinement parti de la solution et que les problèmes peuvent être résolus rapidement.
Coût et Retour sur Investissement
Le coût de la solution doit être justifié par les bénéfices qu’elle apporte. Évaluez le retour sur investissement (ROI) potentiel en considérant les économies réalisées, l’amélioration de la productivité et la satisfaction des employés.
La solution Ubigreen SmartOffice permet de réduire ses coûts immobiliers en moyenne de 15%.
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Solution de Flex Office
Maîtrisez vos espaces de travail grâce aux capteurs d’occupation d’Ubigreen
Description des Fonctionnalités Clés
La solution Ubigreen SmartOffice permet de mesurer l’occupation en temps réel, d’afficher les disponibilités des salles de réunion, et de libérer automatiquement les réservations non utilisées. Elle aide également à adapter la taille et le nombre de salles de réunion et de postes de travail en fonction de l’utilisation réelle des différents espaces (postes de travail, salles de réunion, espaces projets & collaboratifs, etc.).
Avis d’Utilisateurs
« La solution Ubigreen SmartOffice va permettre à ses utilisateurs non seulement de mesurer l’occupation en temps réel en affichant les disponibilités des salles de réunion et en libérant automatiquement les réservations non utilisées mais aussi d’adapter la taille et le nombre de salles de réunion et de postes de travail aux usages en tenant compte de l’utilisation réelle des différents espaces : postes de travail, salles de réunion, espaces projets & collaboratifs etc. »
Karim Boumediene, Responsable Ingénierie Exploitation & Digitalisation chez BNP PARIBAS
« Ubigreen est un partenaire de confiance et un expert dans le domaine des IoT. L’enjeu pour nous, au-delà de l’accompagnement du projet, est de s’inscrire dans un partenariat de longue durée. D’une part, les équipes Ubigreen doivent nous accompagner dans le maintien d’un référentiel uptodate en lien avec les évolutions à venir du site en fonction des usages (condition sine qua non à une data fiable). D’autre part, nous comptons sur Ubigreen pour nous tenir informé des nouveaux usages et/ou des nouvelles technologies »
Sophie Salmon, Responsable Smart Building chez CNP Assurances.
« Nous voulions avoir une vision fine sur la façon dont les salles de cours étaient utilisées. Il n’y avait pas de données permettant de piloter la bonne gestion des salles de cours et des bureaux. Avec Ubigreen et l’analyse des données nous avons pu détecter que parfois les salles sont sous-occupées. La répartition des salles était organisée par discipline, en d’autres mots, une salle complète était affectée à un domaine d’enseignement et ce n’est pas optimal. Nous n’excluons pas d’augmenter le nombre de capteurs, ce qui permettrait d’aller plus loin dans l’analyse, mais par étape, avec pédagogie et en accord avec la gouvernance et la communauté universitaire »
Ronan Le Baut, Directeur Général des services adjoints
Étude de Cas
CNP Assurances : Optimisation des Espaces de Travail grâce aux capteurs d’occupation
Contexte et Défis
En décembre 2022, les 2700 collaborateurs de CNP Assurances ont emménagé dans leur nouveau siège social à Issy Cœur de Ville, un bâtiment de 25 000 m². Conçu en tant que Smart Building, cet édifice se distingue par la digitalisation avancée, la modularité des services offerts et la performance environnementale. L’organisation en « flex office » répond aux besoins des nouveaux modes de travail.
Les habitudes de travail au bureau sont en constante évolution, surtout après la pandémie de Covid-19. Les gestionnaires immobiliers ont besoin de données fiables pour comprendre l’utilisation des espaces et ainsi mettre en place des actions adaptées. CNP Assurances a opté pour des capteurs d’occupation d’Ubigreen afin de mesurer en temps réel l’occupation des espaces de travail, de manière anonyme, dans un environnement de flex office.
Les bureaux modernes sont devenus des lieux d’échange et de travail collaboratif. La gestion des espaces doit donc encourager les interactions et offrir le confort nécessaire aux employés.
Solutions Apportées
Les capteurs d’occupation permettent à CNP Assurances de surveiller et d’optimiser l’utilisation des différents espaces du site en atteignant plusieurs objectifs :
- Accompagner les transformations de CNP Assurances (réorganisations, acquisitions, effectifs, modes de travail incluant jusqu’à trois jours de télétravail par semaine, etc.)
- Assurer une flexibilité du bâtiment avec des aménagements modulables dans le temps
- Collecter des données d’occupation pour ajuster les espaces de travail en fonction des besoins réels
- Garantir l’attractivité et une bonne qualité de vie au travail pour les collaborateurs
CNP Assurances a été convaincue par la facilité, la qualité et la rapidité de mise en œuvre de la solution Ubigreen, comprenant l’expertise des équipes, la fourniture et l’installation des capteurs d’occupation, ainsi que l’intégration des données dans leur système de gestion de bâtiment (BOS).
Résultats Obtenus
LE RETOUR D’EXPÉRIENCE de CNP Assurances
Avant de faire appel à Ubigreen, CNP Assurances devait répondre à plusieurs problématiques :
– Accompagner les évolutions de CNP Assurances
– Assurer une flexibilité du bâtiment et des aménagements modulables dans la durée
– Collecter les données d’occupation pour adapter les espaces de travail aux usages réels via des capteurs de mesure de l’occupation
– De garantir l’attractivité et la qualité de vie au travail pour les collaborateurs
Découvrez comment CNP Assurances est parvenu à optimiser ses espaces de travalil grâce à la solution Ubigreen, pour un suivi optimal et un retour sur investissement rapide.
Conseils Pratiques pour une Transition Réussie
Planification et Mise en Œuvre
Pour une transition réussie vers le Flex Office, il est crucial de bien planifier et structurer la mise en œuvre. Établissez un calendrier clair, définissez les responsabilités et assurez-vous que tous les départements concernés sont impliqués.
Communication et Formation des Employés
Une communication transparente et une formation adéquate des employés sont essentielles pour assurer l’adoption et le succès de la nouvelle organisation de travail. Informez régulièrement les employés des avancées du projet et offrez des sessions de formation sur les nouvelles technologies et méthodes de travail.
Suivi et Ajustements Post-Implémentation
Après l’implémentation initiale, il est important de suivre les performances et l’utilisation des espaces de travail. Collectez les retours des employés et effectuez les ajustements nécessaires pour optimiser continuellement le Flex Office.
Conclusion
Récapitulatif des Points Clés
Le Flex Office représente une opportunité pour les entreprises de moderniser leur gestion des espaces de travail, d’améliorer la collaboration et de réduire les coûts.
En choisissant une solution adaptée, telle qu’Ubigreen, les entreprises peuvent bénéficier d’une optimisation efficace des espaces et d’une flexibilité accrue.
Derniers Conseils pour Choisir la Meilleure Solution de Flex Office et opter pour des capteurs d’occupation
Pour choisir la meilleure solution de Flex Office, évaluez les critères de facilité d’utilisation, d’intégration, de flexibilité, de support client et de coût.
Les capteurs d’occupation, comme ceux proposés par Ubigreen, offrent une visibilité en temps réel sur l’utilisation des espaces, permettant une gestion optimisée et une meilleure qualité de vie au travail pour les employés.
