Travail hybride : Comment optimiser ses espaces de travail ?

Travail hybride : Connaître les usages pour optimiser ses espaces de travail

Le bureau étant un des derniers lieux de collectivité, après l’école et les études, la vie sociale avec ses collègues est la première raison de revenir au bureau pour les moins de 35 ans (baromètre Paris Workplace).

Le travail hybride oblige à repenser les espaces mais aussi le rôle du bureau. Il n’est plus seulement un endroit pour travailler mais il est devenu un lieu pour collaborer. Revenir au bureau pour avoir mieux qu’à la maison puisque les salariés peuvent travailler de chez eux. Il faut qu’ils vivent une autre expérience. Et cela passe forcément par la dimension sociale. La façon de penser le bureau et les espaces est en train de changer pour provoquer plus de collaboration. C’est une véritable transformation des modes de travail.

Il faut les bons équipements et les bons espaces pour maintenir l’essentiel pour échanger, se rencontrer, travailler, apprendre dans de bonnes conditions, ensemble en offrant en simplifiant la gestion des espaces.

Simplifier la gestion et la réservation des espaces collectifs

Les responsables RH ou de l’environnement de travail doivent pouvoir prendre des décisions grâce à des data objectives pour avoir une cartographie précise de comment est réellement utilisé le bâtiment : connaître l’occupation des différents espaces, zones d’affluence, pics d’occupation, espaces de convivialité peu utilisés etc. pour adapter ses espaces et anticiper sur les aménagements futurs.

Pour les collaborateurs, une application de réservation leur facilitera leur quotidien professionnel en réservant en quelques clics un poste de travail, une salle de réunion, une place au restaurant d’entreprise ou encore une place de parking.

En savoir plus sur l’application de réservation MyWorkspace

Il est essentiel de placer les collaborateurs au centre de sa stratégie workspace pour créer un environnement de travail en adéquation avec leurs besoins. Il est fréquent de voir des espaces inadaptés avec la création d’espaces inutilisés.

Les salles de réunions

Il y a un réel sujet sur la gestion efficiente des salles de réunion en flex office. Le manque de disponibilité des salles de réunion est un problème souvent mentionné par les employés. Grâce à nos capteurs de mesure d’occupation des salles de réunion, les gestionnaires d’immobilier mesurent le taux d’occupation et analyse le nombre de participant réellement présents. Cela permet d’optimiser les salles de réunion (nombre et taille) aux besoins réels des employés.

Le capteur Smart Room d’Ubigreen permet de mesurer le taux d’occupation des salles de réunion. Il est capable de compter de manière précise et anonyme le nombre d’utilisateurs dans une salle de réunion.

Ce capteur sans fil s’installe simplement sur le cadre de la porte et compte les personnes qui entrent et sortent du passage concerné. Si la salle possède plusieurs entrées, plusieurs capteurs peuvent être combinés.

Là encore, et afin de mutualiser les modes de récupération des données, la solution de relève des informations s’appuie sur un réseau bas débit LPWAN (LoRa, Sigfox) largement déployé dans le monde offrant ainsi une solution transnationale de télérelève ne nécessitant absolument aucune infrastructure spécifique pour récupérer les données.

Le restaurant d’entreprise

Le restaurant d’entreprise est aussi un sujet récurrent dans les organisations. Comment faciliter la gestion de cet endroit clé ?

Pour les collaborateurs, la mise en place d’une application de réservation peut faciliter leur quotidien en évitant de faire la queue.

Pour les managers, les capteurs vont permettre d’avoir des données fines sur :

• La fréquentation d’un restaurant vs nombre de personnes dans le bâtiment
• Le benchmark du nombre de réservations vs le nombre personnes réelles pour suivre les stocks plus finement
• L’optimisation des flux à la cantine via des messages d’alerte ou un système de réservation

Un suivi centralisé pour les managers et une communication plus fluide auprès des collaborateurs avec la possibilité d’envoyer des alertes pour prévenir des délais d’affluence forte en salle de restauration par exemple.

Analyser avec précision la fréquentation de ses sites : accès bâtiments, étages, services, restaurants d’entreprise & espaces de convivialité

Le capteur Smart Flow 3D permet d’analyser la fréquentation des bâtiments pour comprendre comment sont utilisés les différents espaces.

Hall d’entrée

• Fréquentation totale d’un bâtiment
• Comparaison de la fréquentation sur une période précédente

Étage bâtiment ou zone

• Fréquentation totale d’une partie du bâtiment : le multi-dénombrement permet d’identifier les zones où il y a le plus de personnes dans le bâtiment
• Régulation des flux dans une démarche de flex office (combien de personnes vs combien de bureaux)

Lieux convivialité

• Vérification de l’attractivité de nouveaux espaces (ex : mise en place salle de jeux ou d’un espace repos…)

L’installation, simple et rapide, se fait grâce à la plateforme de gestion intégrée, qui permet une configuration et l’envoi des données à distance.

Le capteur Smart Flow 3D, au design discret, se positionne au plafond au-dessus du passage. Il détecte les personnes dans son champ de vision (jusqu’à 4 zones de détection).

Découvrir toute la gamme de capteurs Ubigreen

Pour conclure, la mise en place de capteurs d’occupation va permettre de répondre à différentes interrogations que ne peuvent solutionner une solution de réservation classique, basée sur du déclaratif :

• Quand et comment sont utilisés mes espaces collaboratifs (restaurant, cabine téléphonique, postes de travail…) ?
• Est-ce que j’ai suffisamment de salles de réunion et de tailles adaptées ?
• Quels étages sont les plus et les moins utilisés ?
• Quels sont les jours de la semaine où les bureaux sont les plus fréquentés ?

Ces données permettront de mettre en place des plans d’action pour optimiser les espaces au plus près des usages réels.