Gestion des espaces de travail : Avec et sans capteur d’occupation

Gestion des espaces de travail

Lieu de travail, de socialisation, d’expérience mais aussi de marque employeur, le bureau a largement évolué ces dernières années. Venir au bureau est désormais un choix et il faut donner envie à ses collaborateurs d’y revenir.

La bonne gestion des espaces de travail participe à l’efficacité de tous, favorise la collaboration entre les équipes et permet une juste consommation des ressources.

Les responsables RH et immobiliers ont besoin de données objectives pour savoir comment sont utilisés les espaces (bureaux, salle de réunion, restaurant etc.)

Suivons pas à pas Paul, gestionnaire immobilier, dans son quotidien professionnel, avec et sans capteur d’occupation pour gérer ses espaces de travail. Allons-y !

Gestion des espaces de travail
Gestion des espaces de travail

Avec capteurs

Paul peut mesurer ses différents espaces, notamment les benchs qu’il a installé pour favoriser la collaboration. Il constate qu’ils sont utilisés à 80%, les collaborateurs ont assez d’espaces de convivialité et ils sont adaptés aux besoins actuels mais ces derniers peuvent évoluer.

Sans capteur

Paul a installé des espaces collaboratifs mais il ne sait pas comment ils sont utilisés car certains espaces ne sont en plus pas réservables. Sans capteur, il ne peut avoir ni taux d’occupation, ni connaître quels espaces ne sont pas utilisés pour les optimiser.

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Gestion et utilisation des salles de réunion

Avec le retour au bureau, les salles de réunion sont devenues un sujet central dans les organisations. Les collaborateurs privilégient le retour sur site pour échanger et faire leurs réunions d’équipe.

Gestion des espaces de travail

Avec capteurs

Grâce aux capteurs, Paul connaît avec précision le taux d’utilisation et de remplissage de ses salles de réunion. Le manque de disponibilité des salles de réunion ou la mauvaise utilisation de ces dernières sont des points qui ont pu être vérifié grâce aux données d’occupation. Les grandes salles de réunion étaient peu remplies et il n’y avait pas assez de salles de réunion. Paul peut donc mettre en place des plans d’action en fonction de l’occupation réelle. Grâce aux capteurs, Paul mesurent le taux d’occupation et analyse aussi le taux de remplissage de ses salles. Cela permet d’adapter le nombre de salles de réunion aux besoins réels des collaborateurs. Il y avait trop de grandes salles mais pas assez en nombre, Paul a pu adapter les espaces de manière à être en adéquation avec les usages réels.

 

Sans capteur

Sans capteur, les données récoltées sont des taux de réservation qui ne reflètent pas l’utilisation réelle des espaces. Paul est bien ennuyé pour faire évoluer ses espaces et pour les gérer au quotidien. Il est souvent sollicité car certaines salles sont réservées mais inoccupées… et certains jours, il n’y a même plus de salle de réunion disponible… Un salarié se plaint qu’une grande salle a été réservée et qu’il n’y a que 2 personnes dedans alors qu’il devait organiser une réunion d’équipe et qu’il ne trouve pas de salle adéquate… Comment gérer ses espaces sans données précises ?

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Gestion du restaurant d’entreprise

capteur Smart Desk

Avec capteurs

Paul peut gérer la fréquentation du restaurant d’entreprise en temps réel. Il constate un pic d’affluence entre 12h et 13h, il envoie ainsi une alerte aux collaborateurs pour les inviter à déjeuner plus tard ou à prendre un sandwich à la cafétéria et ainsi fluidifier et éviter de faire la queue en gérant l’affluence à la cantine sans devoir imposer un créneau trop restrictif aux salariés. Si ces mesures sont inefficaces dans son bâtiment, Paul peut mettre en place des créneaux à réserver pour que les collaborateurs arrivent sereinement au restaurant d’entreprise ou il peut aussi opter pour une communication dissuasive comme par exemple, afficher le temps d’attente au restaurant d’entreprise pour tel ou tel créneau : 30 minutes d’attente pour le créneau de 12h30. Paul a accès à des analyses fines lui permettant d’avoir des indicateurs pertinents à suivre : Fréquentation du restaurant vs nombre de personnes dans le bâtiment, benchmark du nombre de réservations vs le nombre personnes réelles pour suivre les stocks plus finement.

Sans capteur

Les collaborateurs sont mécontents car ils font la queue au restaurant d’entreprise depuis 30 minutes… Paul ne peut pas gérer l’affluence à la cantine car il n’a les bons équipements… Il constate qu’il y a souvent la queue. Suivant les jours, les horaires d’affluence changent. C’est dur de suivre ce qui se passe sans données objectives.

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Gestion du hall et des espaces

 

capteur Smart Desk

Avec capteurs

Grâce aux plans interactifs en temps réel, le collaborateur peut consulter le plan dynamique pour visualiser en temps réel les espaces disponibles. Les capteurs installés dans le hall d’entrée de l’immeuble permettent à Paul d’avoir la fréquentation totale de son bâtiment avec une comparaison de la fréquentation sur la période précédente pour voir les évolutions. Il peut aussi, grâce au multi-dénombrement, identifier les zones où il y a le plus de personnes dans le bâtiment et grâce à ces données, réguler les flux pour adapter son taux de flex office (combien de personnes vs combien de bureaux). Il peut aussi vérifier l’attractivité des nouveaux espaces installés comme l’espace repos pour voir s’ils sont utilisés ou non.

 

Sans capteur

Les collaborateurs s’agacent en cherchant une salle libre dans les différents étages, quelle perte de temps… Aucune visibilité sur l’occupation dans le bâtiment ! Quels sont les jours d’affluence dans le bâtiment ? Mon taux de flex office est-il en adéquation avec les usages réels ? Un taux a été défini mais aucune donnée ne permet de vérifier s’il est en adéquation avec l’utilisation du bâtiment.

Analyses & KPIs occupation et utilisation des espaces de travail

 

capteur Smart Desk

Avec capteurs

La gestion est simplifiée pour Paul qui dispose de données d’occupation fiables pour mesurer factuellement l’occupation des différents espaces : observer les jours d’affluence, mesurer les pics d’affluence, analyser les données de comptage dans les salles de réunion. Seule l’exploitation de ces données permet à Paul de mettre en place des plans d’actions en lien avec les usages réels.

Sans capteur

Paul constate que certains jours les espaces sont suroccupés et d’autres non mais il n’a pas les bonnes données pour prendre des mesures efficaces pour optimiser les espaces en fonction des usages réels.

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Les bénéfices des capteurs d’occupation pour le gestionnaire du bâtiment

 

En conclusion, grâce à la mesure de l’occupation, Paul va pouvoir :

  • Faire évoluer l’aménagement de ses espaces en fonction de l’utilisation réelle
  • Ajuster la consommation d’énergie en fonction de l’occupation
  • Faciliter les nouveaux modes de travail en fonction des politiques définies
  • Optimiser la fréquentation des sites grâce aux capteurs de flux
  • Anticiper l’évolution du portefeuille immobilier grâce aux rapports d’occupation
  • Faciliter la gestion du space management via des données d’occupation objectives
  • Favoriser la digitalisation de l’expérience au bureau

 

Pour conclure…

Les outils d’analyse permettent d’identifier les pistes d’amélioration et les leviers pertinents à activer afin d’optimiser les surfaces tout en facilitant l’efficacité des équipes au bureau.

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