Depuis la crise sanitaire, les entreprises souhaitent de plus en plus optimiser leurs espaces de travail et sont souvent confrontés à deux problèmes majeurs. Soit, elles pensent que transformer leur bâtiment en Smart Building n’est qu’une chimère irréalisable ; soit, elles pensent qu’il suffit de mettre en place un logiciel de réservation des espaces de travail et de salles de réunion pour s’adapter aux nouveaux modes de travail en flex office.

En choisissant une solution de gestion du flex office adaptée à vos besoins, vous pouvez éviter les erreurs communément commises avec un ROI réel et rapide à travers une meilleure organisation et un meilleur engagement de vos collaborateurs.

Alors quelles solutions de gestion du flex office existent  ? Faut-il privilégier une solution avec ou sans capteur ? Comment choisir  ? Explications.

Il existe des solutions globales qui vont permettre de mesurer le taux d’occupation réel mais aussi de proposer des outils digitaux de réservation des espaces de travail.

Les capteurs de mesure de l’occupation, sont posés sous les espaces de travail ou à l’entrée des salles de réunion et indiquent en temps réel si l’espace de travail est occupé ou non. Contrairement à une idée reçue, les données issues des capteurs sont totalement anonymisées et ne sont utilisées que dans une logique d’optimisation des espaces de travail, d’un point de vue immobilier pour gérer et faire évoluer le lieu de travail.

Sans fil et sans infrastructure locale de télérelève, les capteurs vont permettre de mesurer l’utilisation réelle des bureaux et de transmettre en temps réel des informations sur les bâtiments au gestionnaire de l’immeuble via une interface web mais aussi de fournir les données clés sur les espaces de travail aux collaborateurs via le plus souvent une application de réservation des espaces de travail comme MyWorkspace. Ceux-ci peuvent ainsi facilement gérer et réserver les espaces dont ils ont besoin en visualisant les espaces disponibles, avec les bons équipements (espaces de travail, salles de réunion, restaurant d’entreprise, place de parking etc.) et les bonnes conditions ambiantes (occupation réelle, température, niveau de CO2 etc.)

Les avantages des capteurs connectés

Fiabilité des données 

Le collaborateur peut avoir réserver un poste de travail pendant une demie-journée et également avoir réservé une salle de réunion pendant ce même créneau. Le temps réel d’utilisation du poste de travail est alors minime.

Ne pas polluer les collaborateurs avec des process

Les salariés sont sollicités et ne souhaitent pas valider plusieurs éléments en allant au travail : badge, système de contrôle d’accès, scan, validation de présence, etc. Il faut simplifier au maximum les procédures en optant pour une solution non-intrusive.

Connaître les pics ponctuels d’occupation

Certains jours vont être plus intenses et denses en terme d’occupation. Ainsi, les collaborateurs peuvent perdre du temps à trouver une place pour travailler alors que cela pourrait être évité. Il serait alors possible de connaître en temps réel l’occupation des postes de travail grâce aux capteurs d’occupation.

Connaître l’utilisation des salles de réunion

Aujourd’hui, les collaborateurs reviennent dans les bureaux pour se rassembler et voir leurs collègues. C’est un lieu de socialisation et de marque employeur. La salle de réunion va redevenir une priorité. Si les salles de réunion sont sur-occupées, cela pourrait devenir problématique et donc le fait de mieux connaître leurs utilisations deviendra primordial. Il faut faire vivre son organisation / mobiliers via des outils pour comprendre les usages.

Caractéristiques techniques

• Mesure du taux d’occupation et de la température en temps réel des espaces de travail disponibles (bureaux, salles de réunion, espaces de convivialité…)
• Capteurs sans fil connectés
• Installation simple & rapide
• Télérelève réseau bas débit LPWAN
• Alertes arrachement et autonomie
• Multi-configuration pour tout type de mobilier ou salle de réunion
• LED témoin d’activité

Les données issues des capteurs permettront au gestionnaire immobilier d’avoir des analyses de l’occupation plus fines et plus poussées qu’une solution de réservation classique pour avoir des KPI d’immobilier et d’aménagement au plus près des usages réels :

• Reporting, optimisation et simulation
• Analyse de l’utilisation et de l’occupation
• Affichage en temps réel des places disponibles par étage
• Calcul de la capacité d’accueil et du taux d’affectation
• Capteur de comptage dans les salles de réunion
• Benchmark de multiples configurations d’aménagement
• Rapports de synthèse automatisés
• Analyse, tableaux de bord et alarmes paramétrables
• API / Interface pour système tierce (affichage, réservation…)
• Plans dynamiques d’utilisation et d’occupation par étage

Les solutions sans capteur

Les solutions de gestion du flex office sans capteur vont consister à proposer un logiciel de gestion et de réservation qui va permettre aux collaborateurs et aux managers de s’organiser pour optimiser l’exploitation des espaces de travail.

Comme avec les capteurs direz-vous ? Oui mais non car la différence majeure entre les deux solutions va résider dans la capacité à avoir des données d’occupation fiables puisque dans le cas d’un logiciel de réservation, les données statistiques sont des taux de réservation et non des taux d’occupation réelle.

Ainsi, les deux solutions proposeront des fonctionnalités similaires pour l’occupant :

• La réservation des différents espaces : salles de réunion, cantine d’entreprise, place de parking etc.
• La gestion du travail en flex office en signalant sa présence : télétravail, sur site etc.
• La visualisation des collaborateurs présents un jour donné,
• Le suivi et l’organisation du planning des équipes etc.
• Les avantages d’une solution sans capteur

Les avantages d’une solution de gestion du flex office sans capteur

• Rapidité de mise en œuvre
• Solution centrée sur l’occupant
• La solution de réservation des espaces sans capteur conviendra aux petites structures gérant de petits espaces

Plus précises que les données obtenues via les logiciels de réservation classiques, car basées sur l’utilisation réel des espaces, les informations fournies par les capteurs constituent une base plus fiable pour mettre en place une juste combinaison des espaces et pour calculer le ratio idéal espace/employé afin d’aménager et de proposer des espaces au plus près des besoins réels des collaborateurs.

De plus, les équipes de nettoyage et d’entretien peuvent savoir en temps réel les espaces qui ont été utilisés et les tâches qui doivent y être effectuées, ce qui permet une optimisation de la disponibilité des espaces.

De même, si nous prenons l’exemple d’une salle de réunion réservée, elle peut avoir été réservée mais peut ne pas avoir été utilisée ou annulée, ce qui crée des salles potentiellement réservées mais inoccupées. Seules les données issues des capteurs d’occupation vont permettre d’avoir une vue précise sur l’utilisation réelle des espaces via des fonctionnalités clés comme l’affichage en temps réel des places disponibles par étage via des plans dynamiques.

Ainsi, les données fournies par les capteurs d’occupation permettront au gestionnaire immobilier d’avoir des informations essentielles pour planifier la configuration et l’entretien des espaces de travail sur le long terme. Une solution de gestion du flex office sans capteur conviendra davantage aux gestionnaires de petits espaces.