Indisponibilité des salles, salle réservée mais que personne n’utilise, sont autant de problématiques courantes que les entreprises doivent résoudre afin d’assurer la productivité de leurs collaborateurs et de limiter la perte de temps dans la recherche d’une salle de réunion disponible. Les entreprises aujourd’hui doivent concilier deux enjeux majeurs concernant la gestion de leurs salles de réunion.

Premier enjeu : disposer d’une infrastructure qui correspond aux besoins des salariés

Aujourd’hui les besoins des salariés évoluent en fonction de la taille de l’entreprise, de la nature des équipes de travail, des réaménagements de bureaux et des nouvelles méthodes de travail, notamment suite à la crise du COVID-19 qui a profondément modifiée notre façon de travailler.

Lorsque la grande majorité des employés travaillait dans des bureaux individuels fermés, ceux-ci faisaient directement office de salles de réunion. Mais avec la généralisation de l’open-space et du flex-office, les entreprises ont vu naître le besoin de petits espaces permettant aux collaborateurs de pouvoir échanger sans perturber le reste des employés.

Deuxième enjeu : le taux d’occupation des bureaux

Pour la direction immobilière l’enjeu est d’améliorer le taux d’occupation des bureaux en général et des espaces partagés en particulier pour rentabiliser l’actif immobilier (enjeu stratégique car il a un impact économique important).

La difficulté à laquelle se heurtent de manière générale ces directions est le manque de connaissance de l’usage réel des salles de réunions.

Afin de permettre une gestion optimisée des salles de réunion il y a deux points à prendre en compte :

– La disponibilité et la facilité de réservation de ces salles. L’adoption d’un système de réservation de salle simple et transparent améliore incontestablement l’utilisation des salles.

– De plus la mise à jour automatique du système de réservation en fonction de l’utilisation réelle de la salle à l’heure programmée est un atout supplémentaire pour maximiser l’usage des salles.

La clé : un bon système de réservation

C’est pourquoi Ubigreen fait évoluer sa solution Smartdesk en proposant un capteur de détection de présence dans les salles de réunion couplé à un système de réservation de ces salles via son application web et mobile MyWorkSpace. De plus il sera également possible dans un bâtiment en flex-office de réserver à l’avance son poste de travail afin de limiter les déplacements au sein de l’entreprise une fois sur site.

Si le choix des données à mesurer et à analyser peut-être différent selon les objectifs des différents acteurs (propriétaires, gestionnaires ou occupants), Ubigreen vous propose un ensemble de fonctionnalités essentielles à la bonne gestion de vos bureaux :

  • Analyse du taux d’occupation et de la fréquentation des bureaux
  • Mise à jour automatique du système de réservation en fonction de l’occupation réelle
  • Visualisation en temps réel de l’état des salles de réunion
  • Visualisation de la disponibilité des salles de réunion et des bureaux partagés avec la possibilité de réserver d’un simple clic
  • Mise à disposition automatique des salles de réunion non utilisées

N’hésitez pas à contacter un membre de notre équipe à l’adresse suivante sales@ubigreen.com afin d’obtenir un rendez-vous téléphonique et une démonstration à distance de notre solution.