Les bénéfices des bureaux flexibles | Une organisation qui a tout pour plaire !

Comme 35 % des dirigeants*, vous estimez que vos espaces de travail ne sont plus adaptés à vos besoins ? Face à l’évolution des entreprises, de moins en moins de postes de travail sont attitrés. Nous entrons dans l’ère des bureaux flexibles ! Entre économies financières, gain de productivité et bien-être des collaborateurs, découvrez les avantages du flex office et les causes de sa démocratisation.

* Deskeo Survey, menée en April 2020 auprès de 2,900 professionnels.

Les bureaux flexibles : une réponse à l’évolution du monde du travail

Le flex office, c’est quoi ?

Le flex office, littéralement bureau flexible, est une organisation en entreprise dans laquelle les postes de travail ne sont pas attitrés. Chaque jour, les collaborateurs arrivent dans les locaux professionnels et choisissent un espace adapté à leurs enjeux du moment… Ou optent pour le télétravail.

Un des avantages du flex office est de répondre aux besoins réels des collaborateurs.

• La base de l’organisation sans bureau fixe est d’installer moins de postes de travail que d’employés.
• L’adoption de cette organisation nécessite une réflexion préalable et des outils adaptés pour éviter mécontentement et cafouillages.

Pourquoi l’organisation sans bureau fixe est-elle apparue ?

Si la crise sanitaire de 2020 a mis en lumière les bénéfices du flex office, ce concept est apparu bien avant. Dès les années 1990, les grands cabinets de conseil n’attribuaient pas de bureau fixe à leurs collaborateurs, souvent en déplacement. Depuis 2010, le mouvement s’amplifie.

Aujourd’hui, le mode hybride est devenu la norme : on combine habilement présentiel et télétravail. Si on ajoute les congés, réunions, missions chez le client… Le constat est clair : de plus en plus de postes de travail restent vacants.

• Le développement des solutions digitales permet aux collaborateurs de travailler à distance et avec flexibilité.
• Le télétravail entre de plus en plus dans les normes, surtout depuis la crise sanitaire du COVID.
• La nouvelle génération se met en quête de changement et de dynamisme : elle fuit l’ennui et la routine d’un bureau attitré.
• Les salariés cherchent davantage de confort au travail, via des espaces adaptés et un évitement des temps de transport. 

Face à ces constats, les entreprises se tournent massivement vers l’organisation en flex office. Elles ont bien raison ! En plus de répondre à une évolution du monde du travail, les bureaux flexibles ont de nombreux bénéfices.

Les avantages du flex office, pour l’entreprise, ses collaborateurs et la planète

La conséquence directe de l’organisation sans bureau fixe est la possibilité de choisir des bâtiments plus petits, vraiment adaptés aux besoins de l’entreprise.

Voyons les impacts positifs qui en découlent.

Les principaux bénéfices des bureaux flexibles

• Optimisation des coûts immobiliers : plutôt que louer des bureaux vacants, l’entreprise peut adapter la taille des bâtiments à l’utilisation réelle (prise en compte du télétravail, des déplacements, des congés, etc.). Or, les locaux d’entreprise coûtent cher ! Loyer, charges, entretien, maintenance, équipement… Le flex office promet de réelles économies.
• Réduction de l’impact environnemental des bâtiments : moins d’espace signifie aussi moins d’énergie de chauffage ou climatisation et moins de ressources pour équiper les bureaux. De plus, les trajets quotidiens sont limités par le télétravail. Autant de facteurs diminuant le bilan carbone de l’entreprise.
• Facilitation du recrutement et amélioration de la rétention : les bureaux flexibles plaisent à la nouvelle génération de travailleurs. 
• Augmentation de la productivité des collaborateurs : les espaces adaptés aux besoins fluctuants du salarié permettent de meilleurs résultats et un gain de temps considérable.
• Amélioration du bien-être au travail : diminution de l’ennui, gain de motivation, rencontres entre les différents métiers de l’entreprise… Le flex office offre un cadre de travail qualitatif et agréable.

Des espaces de travail adaptés aux besoins

L’un des points forts du flex office est le gain de bien-être et de productivité des collaborateurs. En effet, chaque espace de travail offre un cadre optimal pour une tâche spécifique :

• bureaux individuels ou travail à domicile pour la concentration ;
• espaces de brainstorming pour la créativité ;
• salles de réunion pour les tâches d’équipe ;
• zones de détente pour les échanges informels ;
• pièces isolées pour les appels ;
• etc.

Vous l’avez compris : les avantages du flex office sont nombreux. Réponse ambitieuse à l’évolution du travail, l’organisation en bureau flexible entraine des économies financières, un gain de productivité, une augmentation du bien-être des collaborateurs et des bénéfices environnementaux. Cependant, cette transition n’est pas sans danger. Dans la deuxième partie de l’article, découvrez les enjeux du flex office et notre application pour y répondre.

My Workspace, l’application pour un flex office réussi

Pour répondre aux enjeux du bureau flexible, nous avons développé un outil intuitif et performant : My Workspace. C’est une application web et mobile permettant d’adopter le flex office confortablement et efficacement.

Pour cela, nous avons développé deux fonctionnalités indispensables : 

• la réservation des espaces de travail et services (cantine, parking, salle de réunion, etc.) ;
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