Quels leviers d’optimisation pour vos bureaux ?

1. Renégocier son bail ou déménager ?

La première solution qui s’offre à vous va être de renégocier son bail commercial. Les enjeux sont forts car il faut identifier les solutions qui conviennent le mieux à votre situation spécifique qui vous permettront de réduire votre loyer commercial ou de déménager le cas échéant.

Les capteurs de mesure de l’occupation d’Ubigreen vont permettre d’évaluer l’impact du télétravail sur la surface des bureaux. Grâce à des données objectives, collectées en temps réel, vous allez pouvoir réaliser des économies tout en réduisant la surface des bureaux.

Si vous vous apercevez que la surface des bureaux est adaptée à vos besoins, l’option du déménagement pourra être privilégiée, pour trouver une nouvelle opportunité de bureaux, répondant mieux aux besoins réels et qui permettent de diminuer vos coûts.

Optez pour des bureaux moins centralisés dans une zone où les loyers sont plus bas qu’en centre-ville ou dans les quartiers d’affaires.

2. Sous-louer

Il peut aussi être pertinent de mettre une partie de ses espaces de travail en sous-location.

De plus en plus développée, la sous-location d’étend dans de nombreuses entreprises, de tailles diverses et dans les grandes villes. La flexibilité est un critère très recherché aujourd’hui.

Choisir la sous-location pour proposer des plateaux non-utilisés (zone ou étage) par une entreprise est une option à considérer quand on voit que le prix par poste augmente fortement chez les acteurs du coworking, avec des espaces disponibles, souvent vides, voir peu exploités dans les sociétés.

La sous-location offre un avantage financier qui n’est pas à négliger et le télétravail se développant, on constate que certaines zones sont peu occupées, ce qui engendre un gaspillage d’énergie et d’argent pour les entreprises concernées et ce, à l’heure de la sobriété énergétique.

Pour savoir de manière précise si vous avez des espaces à sous-louer, la mise en place de capteurs d’occupation permettra d’avoir une cartographie en temps réel de l’utilisation des différents espaces et du taux de remplissage des salles de réunion par exemple, pour savoir si elles sont adaptées aux besoins des collaborateurs. 

3. Développer le coworking

Suivant la taille de l’entreprise ou le nombre de collaborateurs dans certaines régions, il peut être intéressant d’opter pour du coworking puisque vous ne payez que pour les places dont vous avez besoin (prix / collaborateur).

Si vous avez peu de salariés travaillant dans une zone géographique par exemple, cela leur permet d’avoir un bureau pour échanger et faire des réunions d’équipe et ne pas être en télétravail à 100%.

4. Le flex office, une solution d’organisation flexible selon l’occupation des espaces

Le flex office permet de réduire et surtout adapter la surface totale à l’occupation réelle des espaces.

Selon la charte de télétravail des entreprises, les espaces peuvent être optimisés par rapport aux occupations effectives.

Les coûts immobiliers et les coûts énergétiques s’ajustent aussi en fonction des occupations.

Grâce aux capteurs d’occupation, visualisez en temps réel l’impact du télétravail sur votre surface de bureaux pour prendre les bonnes décisions.

Découvrez notre offre Smart office pour mesurer et optimiser vos espaces de travail en fonction des usages réels. Faites évoluer vos espaces sans faire d’erreur grâce à des données fiables et objectives !

En conclusion

Pour faire évoluer ses espaces, il faut une meilleure compréhension de ses usages afin de prendre les bonnes décisions.

La mise en place de capteurs permettra :

– Une amélioration des services aux collaborateurs pour faciliter la collaboration (critère devenu très important pour recruter ou fidéliser les talents)
– Une optimisation des espaces
– Une rationalisation des coûts
– Une solution simple et rapide pour entamer les évolutions workplace.