Flex office : Comment gérer les débordements d’occupation ?

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Avec une tendance croissante pour l’adoption du flex office, on estime entre 40 et 50% des immeubles tertiaires qui devraient passer au bureau non attitré d’ici 2030.
Les raisons principales en sont : l’optimisation des coûts immobiliers, la réduction de l’empreinte environnementale et l’augmentation du bien-être des occupants.
Avec l’accroissement du télétravail, de nombreux groupes vont choisir de réduire la taille de leurs bureaux car un poste de travail coûte en moyenne 10 000 euros par salarié dans les grandes villes. L’organisation en bureau non attitré est en passe de devenir le modèle d’organisation par excellence en France. « A terme, 100 % des entreprises auront adopté le flex office. Il y a de plus en plus de sociétés qui passent à ce mode d’organisation. Nous sommes en entrain de passer du monde des open space au monde du flex office. Ce modèle qui est encore en phase d’apprentissage va contraindre certaines sociétés à s’adapter et à corriger le tir en cas de mauvaises évaluations des surfaces dédiées au flex office ».

Plus de télétravail, moins de mètres carrés

Selon une étude Xerfi, la population éligible au télétravail (au moins un jour par semaine), devrait ainsi tripler pour passer de 9% avant la crise sanitaire à 31% dans deux ans, tous secteurs confondus. La fréquence va augmenter pour s’établir à 2,2 jours de travail à distance hebdomadaire en moyenne, contre 1,2 jour avant la crise.

Dans ce contexte, les entreprises vont logiquement réduire la surface de bureaux louée en repensant leurs espaces vers une organisation de travail en flex office. Près d’1/4 des projets immobiliers à venir (déménagement ou réaménagement de locaux) impliquent déjà une diminution des surfaces occupées et selon Xerfi, plus de 30% des grandes entreprises envisagent de faire évoluer leur immobilier pour une surface équivalente ou plus petite, qui peuvent aller pour certaines jusqu’à 20 à 25% de mètres carrés en moins. Au lieu d’un poste de travail par personne, la norme devient 0,67 poste par personne en moyenne sur la base d’un accord avec deux jours de télétravail par semaine. Plus de télétravail et donc moins de mètres carrés qui peuvent amener les entreprises à faire face de manière ponctuelle à des débordements d’occupation.

Comment répondre aux débordements d’occupation ?

Afin de ne pas à avoir à gérer trop fréquemment des débordements d’occupation, il est important de rappeler que le passage au flex office doit être accompagné d’un suivi très précis de l’occupation des espaces, et ce avant même sa mise en place. Mesurer en permanence le taux d’occupation des bureaux afin d’évaluer au plus près les besoins réels, la superficie du flex office est important afin d’organiser et dimensionner les espaces partagés en permanence en fonction de l’évolution des usages internes. Cependant, il peut y avoir des cas où il y a des débordements d’occupation comme dans le cas de pics de présence fluctuants en fonction du jour de la semaine et du fait que les travailleurs n’utiliseront pas nécessairement tous les jours de télétravail chaque mois. Il ne s’agit pas tant de faire des économies que de bien gérer ses espaces de travail.

1. Utiliser des espaces ou batiments de « débordement »

La location ou l’utilisation d’espaces ou de bâtiments de « débordement », potentiellement en partenariat avec d’autres entités d’un groupe ou même d’autres sociétés, peut être une solution envisageable dans la mesure où des pics d’occupation ont été mesurés de manière régulière. Ainsi, un collaborateur pourra réserver un espace de travail dans un espace de « débordement » dans le cas où ses espaces de travail habituels seraient déjà réservés ou occupés.

2. Opter pour des espaces de travail en co-working

Les avantages du co-working, qu’il soit privé ou public, peuvent être multiples. En effet, pour les grands groupes, le co-working s’avère être une solution particulièrement adaptée, qui permet notamment de favoriser de nouvelles dynamiques au sein des équipes.
De plus, héberger ses employés dans des bureaux à partager revient souvent moins cher que de louer des locaux par le biais d’un bail commercial et permet aux entreprises de réduire leurs coûts opérationnels. Cela permet de disposer de place pour s’agrandir, dans le cas où les locaux principaux de l’entreprise ne pourraient plus accueillir de nouveaux collaborateurs.

3. Des baux revus et corrigés

En cas de débordements d’occupation trop fréquents, deux solutions vont s’offrir : augmenter le télétravail en renégociant les accords internes ou renégocier son bail afin d’augmenter la surface si elle a été mal évaluée pour pouvoir la réajuster aux plus près des besoins réels.
Certains grands projets immobiliers d’entreprise qui devaient initialement prendre à bail de grands sites choisissent finalement de ne louer qu’une partie des sites en raison de l’augmentation croissante du télétravail.
Avec des capteurs d’occupation pour surveiller l’utilisation des espaces de travail, les débordements d’occupation devraient être minimes. Cependant, ils vont permettre de réallouer, le cas échéant, certains mètres carrés très peu occupés.
Sur le sujet du flex office, les sociétés sont encore en phase d’apprentissage. Elles doivent se tenir prêtes à corriger le tir.

On estime qu’en moyenne 2,2 à 2,3 millions de mètres carrés étaient pris à bail chaque année. Ce chiffre est tombé à 1,4 million en 2020 pour remonter à 1,7 million en 2021. Les projections pour 2022 sont autour de 1,8 millions de mètres carrés. Les entreprises revoient tour à tour leurs stratégies immobilières, motivées par la recherche d’économies et l’optimisation des espaces.

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