Face aux changements accélérés du monde et des entreprises, le télétravail séduit de plus en plus. Intégré à une stratégie intelligente de flex office, ce nouveau fonctionnement est garant du bien-être et de la productivité des collaborateurs.

Le passage en flex office : une stratégie quitte ou double

Les promesses d’une organisation en bureaux flexibles

•       Gain de productivité des collaborateurs.
•       Amélioration du bien-être au travail.
•       Diminution de l’empreinte environnementale de l’entreprise.
•       Optimisation des coûts immobiliers.

Pourtant, adopter l’organisation en bureau flexible sans une préparation adéquate peut être délétère. Une mauvaise gestion des espaces et un manque de communication rendent ce potentiel inexploitable…

Les risques d’un flex office non maîtrisé

Imaginez…

Sans solution de réservation de bureau, certains employés arrivent sur place et ne trouvent pas de poste libre. D’autres se retrouvent à la cafétéria au lieu d’avoir une salle de réunion calme. Une tension nait dans les équipes, obligées de faire le tour du bâtiment pour trouver une salle de réunion adaptée.

Peu à peu, une perte de lien et de productivité se crée. Puisqu’il est trop pénible de travailler sur place, les salariés restent chez eux et se détachent de plus en plus de l’entreprise, ses valeurs, sa mission.

•       Collaborateurs mécontents, lorsque trouver un espace de travail adapté devient un combat quotidien.
•       Clivage des équipes, incapables de travailler qualitativement.
•       Charge mentale supplémentaire pour les managers et les équipes, entrainant une baisse de productivité.
•       Isolement des employés en télétravail, se détachant des valeurs de l’entreprise et perdant l’envie de venir sur site.

Comment faire vivre aux collaborateurs le passage en flex office comme une opportunité ?

 Avec une solution de réservation de bureau performante, le bureau flexible devient LA bonne idée.

Pour les collaborateurs

• Rendez-vous au bureau sereinement, certain d’avoir le poste de travail adapté à vos besoins du jour.
• Évitez les pertes de temps et profitez pleinement des différents services et espaces de travail.
• Gérez votre quotidien simplement et sereinement.
• Travaillez avec flexibilité, sans risquer de faire le tour du bâtiment en cas de changement de dernière minute.
• Évitez le stress des travaux ou coupures d’eau imprévues grâce à une information en temps réel.

Pour les managers et dirigeants

Gardez le lien avec vos équipes, en les tenant informés des travaux ou imprévus susceptibles de perturber leur travail sur place.

Impliquez les collaborateurs, même en télétravail, pour créer un véritable lien d’appartenance, gage de bien-être et productivité.

Préservez la qualité de vie de vos collaborateurs et leur plaisir de venir travailler sur place.

Diminuez intelligemment l’empreinte environnementale de l’entreprise et les coûts fonciers, en adaptant les espaces de travail aux besoins.

My WorkSpace, application de réservation de bureaux

 Cette solution simple et intuitive, c’est l’application My WorkSpace. Un outil complet de gestion des espaces de travail, réservation de bureau et communication interne.

Sans MyWorkSpace

1. Rendez-vous dans les locaux de l’entreprise en croisant les doigts pour trouver un bureau libre.
2. Faites le tour du bâtiment pour trouver une salle libre pour votre réunion de dernière minute.
3. Rentrez stressé et mécontent, obligé de travailler à domicile le lendemain.

Avec MyWorkspace

1. Réservez votre poste de travail ou salle de réunion en toute sérénité, à l’avance ou le jour même.
2. En cas de changement de dernière minute, cherchez simplement sur l’application un espace libre adapté à votre besoin du moment.
3. Travaillez sereinement et efficacement.

Les fonctionnalités de l’application de gestion des espaces My WorkSpace

Pour les collaborateurs

• Réservation de bureaux et espaces partagés dans vos bâtiments (poste de travail, salle de réunion, place de parking, cantine, etc. Vous arrivez serein et commencez à travailler sans perdre de temps.
• Partage du créneau réservé à un ou plusieurs collègues. La garantie d’un travail d’équipe serein et fluide.
• Réservation d’un espace de parking ou d’un créneau au restaurant d’entreprise. Pas de stress : vous profitez pleinement de chaque pause pour vous détendre.
• Activation du « pack journée » avec le poste de travail, la cantine et le parking. C’est plus simple et plus rapide comme ça.
• Visualisation des espaces libres et occupés en temps réel. Un changement de dernière minute ? Pas de souci pour trouver votre prochain poste de travail.
• Disponibilité sur ordinateur ou smartphone. Simplicité et sérénité, dehors, chez vous ou au bureau.
• Application compatible avec votre calendrier. Comme ça, vous êtes sûr de ne pas oublier votre prochaine réunion.
• Consultation des événements ou incidents sur un site. Vous ne regretterez plus de venir au bureau pendant les travaux.
• Demande d’intervention simple et rapide. En cas de fuite d’eau, prévenez facilement vos supérieurs.

Pour les dirigeants et managers

• Communication interne en cas de travaux, coupure d’eau, panne d’ascenseur, etc. Tenez vos équipes informées des travaux pouvant impacter leur travail sur place.
• Communication événementielle en interne. Gardez le lien avec vos équipes, impliquez-les dans la vie de l’entreprise et créez un véritable sentiment d’appartenance.
• Gestion autonome de l’application via un back-office simple et intuitif. Faites évoluer facilement les quotas disponibles dans les espaces, sans appeler un technicien à chaque petit changement.
• Gestion et consultation des réservations d’espace de travail ou de créneau dans le restaurant d’entreprise. Offrez à vos collaborateurs la meilleure expérience possible, garante de leur bien-être et productivité.

Avec My WorkSpace, adoptez le flex office intelligemment, pour faire rimer bien-être au travail et productivité

• Réservation de bureau simple et intuitive.
• Gestion centralisée des espaces de travail formels et informels.
• Communication interne fluide.